公文書是什麼意思

公文書（Kōshiki shiryō）在中文裡通常被翻譯為「官方檔案」或「公文」，它指的是政府機構、官方組織或企業中具有正式法律效力和行政意義的書面檔案。公文書通常用於記錄、傳達、決定或證明與公共事務相關的信息，具有一定的格式、內容和程式要求。

在日本的行政法中，公文書被定義為：「國家、地方公共團體或其職員，在執行職務時所製作、取得、交付、保存的檔案、圖表、照片、磁帶、磁盤、光盤等。」這些檔案可以用來了解政府的決策過程、政策執行情況以及各種公共事務的處理方式。

公文書的種類很多，包括但不限於以下幾種：

1. 決定書（決定文）：用於宣布政府或組織的決定。
2. 通知書（通知文）：用於向相關人員或機構傳達信息。
3. 報告書（報告文）：用於向上級或相關部門報告工作進展或結果。
4. 請求書（要請文）：用於提出請求或要求。
5. 許可書（許可文）：用於批准某項請求或申請。
6. 證明書（証明文）：用於證明某項事實或狀態。

公文書的製作和保管需要遵循一定的規範和程式，以確保其真實性、完整性和保密性。在數字化時代，許多公文書也開始以電子形式存儲和管理。