澄清函是什麼意思

澄清函（Clarification Letter）是一種書面檔案，用於對某件事情、觀點、陳述或要求提供進一步的解釋或說明，以消除可能存在的混淆、誤解或疑慮。通常，當某一方對另一方的意思或行動感到困惑或不確定時，就會要求對方發出澄清函。

澄清函可以出現在各種情況下，例如：

商業交易：當契約條款或條件可能被誤解時，一方可能會要求另一方發出澄清函，以確保雙方對協議的理解是一致的。
法律事務：在法律程式中，當某一方對對方的陳述或證據有疑問時，可能會要求對方提供澄清函，以釐清相關事實。
工作場所：當員工對管理層的指示或決策感到困惑時，他們可能會要求發出澄清函，以確定他們的工作責任和期望。
學術領域：在研究或論文寫作中，當對某個概念或數據的解釋不夠明確時，作者可能會在文章或論文中加入澄清函。

澄清函通常包含以下內容：

發函方和收函方的基本信息。
發函的原因，即為什麼需要澄清。
對原來陳述或行動的解釋。
任何可能影響理解的新信息或背景資料。
發函方的聯繫信息，以便接收方可以進一步詢問。

發出澄清函的目的是為了促進溝通，確保信息的準確傳達，並避免可能的誤解或爭議。在許多情況下，澄清函可以幫助解決問題，並促進各方之間的信任和合作。