封存郵件什麼意思

封存郵件（Email Archiving）是指將電子郵件從原始的郵件伺服器或用戶端移動到一個專門的存檔系統中，以便長期保存和管理。這個過程可以自動化，並且可以按照規定的時間間隔或根據某些條件（如郵件大小、發件人、收件人等）來執行。

封存郵件的目的通常包括：

合規性：許多行業和組織需要遵守特定的法規，這些法規要求企業保留某些通信記錄，如電子郵件，以供審查和檢查。封存郵件可以幫助企業滿足這些法規要求。
數據保留：組織可能需要保留電子郵件作為業務記錄的一部分，或者為了知識管理、歷史記錄或其他目的。
災難恢復：如果原始郵件數據丟失或被破壞，封存的郵件可以作為備份，幫助恢復數據。
提高效率：通過將舊郵件移出主要郵件存儲，可以減少用戶郵件客戶端的負載，提高搜尋和檢索效率。
電子發現（e-Discovery）：在法律訴訟或調查中，可能需要快速找到和檢索相關的電子郵件。封存的郵件通常有更好的搜尋功能，可以幫助快速滿足這些需求。

封存郵件系統通常提供搜尋、檢索和報告功能，使得管理員和授權用戶能夠輕鬆訪問和檢索存檔的郵件。這些系統還可以提供數據壓縮和加密功能，以節省存儲空間並保護數據安全。