公文封存是什麼意思
公文封存通常是指將公文資料進行封閉保存的過程。在行政管理中，公文是指政府機關、企業、學校等組織在處理公務時所產生的檔案資料，包括報告、決議、通知、函件等。
當公文不再需要頻繁使用，或者需要長期保存時，可以將其封存起來。封存的方式可以是物理的，比如將檔案放入檔案盒中，存放在專門的檔案櫃中；也可以是數位的，比如將檔案掃描成電子檔案，存放在電腦硬碟或雲端儲存中。
公文封存的目的通常有以下幾點：
- 長期保存：對於具有歷史價值或法律意義的檔案，需要長期保存以備查詢。
- 檔案管理：通過封存，可以對公文進行分類、整理和保護，便於日後的查閱和管理。
- 節省空間：將不常使用的檔案封存起來，可以節省辦公空間。
- 資料安全：將檔案封存可以防止損壞、遺失或未經授權的瀏覽，提高資料的安全性。
在封存公文時，通常需要遵循一定的規範和程式，比如標註封存日期、編號、分類等，以便於日後的查詢和使用。同時，為了確保資料的安全和完整性，還需要定期對封存的公文進行檢查和維護。